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Muestreo y Análisis de Datos de Procesos – ¿Rutina o Ciencia?

//Muestreo y Análisis de Datos de Procesos – ¿Rutina o Ciencia?

Muestreo y Análisis de Datos de Procesos – ¿Rutina o Ciencia?

Introducción

Hemos querido esta vez, abordar un tema que nos parece importante, dadas las debilidades de entendimiento que se presentan en la mayoría de las empresas que realizan muestreos regulares a sus procesos, ya que muchas veces, se quedan con la sensación de que no hay agregación de valor al entendimiento del proceso y por ende, tampoco hay agregación de valor al negocio.
Nuestra idea ha sido desarrollar una línea de análisis basado en nuestra propia experiencia con clientes, que esperamos les ayude a un mejor entendimiento de lo que se le puede exigir a un muestreo y análisis de un proceso.

Análisis Típico

En una empresa se está discutiendo el presupuesto para los inventarios de materias primas del 2013. El análisis de los datos mensuales, arroja que el presupuesto previsto de 30 millones de dólares para el año anterior -en promedio mensual- no se ha cumplido en los últimos meses. Los nuevos lineamientos corporativos solicitan una reducción de un 10% para el 2013, respecto al año anterior, queda la pregunta en el aire ¿serán capaces de cumplir un presupuesto de inventario promedio de 27 millones de dólares? Ver Figura 1.

Análisis EIE

En versiones anteriores de Revista Certificación ya analizamos la Metodología EIE y la importancia de observar el desempeño de los procesos, particularmente en la Cadena de Valor del negocio, para entender si las variaciones que se observan, se pueden considerar normales o predecibles y si ese desempeño, es o no aceptable para el negocio. En esa línea, la Figura 1 no aporta mucho, pero sí lo hace la Figura 2, que grafica los mismos datos, pero con una herramienta estadística que muestra sólo la variación natural del proceso (dentro de las bandas de control) y no hay situaciones especiales o atípicas que atender; sin embargo, sí entrega un aviso, “los inventarios de materias primas en los meses de septiembre, octubre y diciembre, superan la meta prevista en el presupuesto que no debiera superar los 30 millones de dólares al mes”.

Disponibilidad de datos para el análisis

Para el caso en análisis, al acceder a los sistemas de información de bodega, se rescata la información disponible de los inventarios diarios de materias primas; en ese escenario, el primer impulso de un analista sería –probablemente- tomar todos los datos y analizarlos con alguna herramienta apropiada, en este caso un Gráfico de Control, que muestra los resultados en la Fig. 3. Un análisis preliminar, sugeriría tratar cada punto (enmarcados en los recuadros rojos) como “causa especial de variabilidad”, lo que claramente no es práctico ni apropiado. Sin embargo, un ojo más experto, concluiría que el problema es una frecuencia de muestreo de muy corto plazo y que no cumple su propósito.

Predictibilidad del proceso

Hasta aquí un analista, sin un entendimiento apropiado del muestreo y análisis de procesos, podría desalentarse, dado que el análisis de datos -hasta ahora- no agrega valor a su análisis, ¿por qué? El gráfico de barras entrega una visión de muy alto nivel, pero nada dice de lo que se puede esperar de ese proceso en el 2013. Por su parte, la Fig. 2 entrega la misma información, pero en un escenario estadístico, que muestra una media anual de 28,2 millones de dólares y que en los últimos meses muestra una tendencia al alza, que sin duda afectó el promedio de los primeros meses del año, en que se comportaba razonablemente bien. En resumen, tres análisis y no mucho valor agregado.

Por supuesto, el enfoque apropiado parece ser una situación intermedia, dado que en la Fig. 1, el muestreo mensual, llamado de “Nivel Satelital” o Financiero, permite visualizar que una métrica de la cadena de valor del negocio, no está teniendo el desempeño apropiado. Por su parte, la métrica del promedio diario de la Fig. 3, nos muestra gran detalle de una serie de situaciones desalentadoras y que no nos ayudan a visualizar “qué mejoras se podría intentar en el proceso”.

La Fig. 4, muestra esa situación intermedia, en la que escogiendo un promedio semanal, denominado muestreo infrecuente, muestreo de 30.000 pies o muestreo operativo, se despliega información algo más interesante de qué es lo que podría estar pasando, de hecho el Gráfico de Control por etapas del año 2012, muestra que efectivamente a partir de septiembre se inicia un escalamiento del nivel de inventario muy superior a los 30 millones presupuestados. Sin embargo, el comportamiento de los últimos 3 meses del año, muestra que el proceso ya logró estabilidad, aunque no a los niveles previstos y si no se hace algo radicalmente distinto, lo que se puede esperar es un comportamiento similar para el año 2013 y que será en torno a los 31,4 millones de dólares.

En la misma Fig. 4, el Gráfico de Probabilidad muestra que en el último trimestre, se cumplen niveles coherentes de inventario, pero sólo en el 34,2% de las veces; lo que nuevamente confirma la necesidad de mejorar el desempeño del proceso de inventarios. En este escenario, sin duda adverso, comprometer al nivel corporativo un presupuesto mensual de inventario de Materias Primas de 27 millones de US$, sin planificar previamente un proyecto de mejoramiento que resuelva la causa raíz del comportamiento sin duda débil de ese proceso, parece al menos, audaz.

Esperamos haber ilustrado la necesidad que tenemos de evitar muestreos “rutinarios” y reemplazarlos por muestreos “racionales” que ayuden a entender el desempeño de los procesos, ya sea en el corto plazo, muestreo horario o diario; como en el mediano o largo plazo, muestreo semanal o mensual, acorde con las necesidades estratégicas de un negocio. Concluya usted ¿el muestreo y análisis de datos de un proceso, se acerca más a una ciencia o a una simple rutina?

By | 2016-10-20T08:37:14+00:00 Wednesday, November 25, 2015|Categories: Artículos|0 Comments

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